Ogni volta che un cliente prenota ricevi un'email e una notifica nella campanella in alto. Tutte le prenotazioni dei tuoi calendari si ritrovano in Appuntamenti > Prenotazioni, e da lì apri il dettaglio di ciascuna per seguire il pagamento, cambiare lo stato, spostare la sessione o annotare quello che ti serve.
Agenda ed elenchi
La scheda Tutte le prenotazioni è un'agenda: vista per Mese, Settimana oGiorno, le frecce e Oggi per muoverti, e ogni prenotazione nel colore del suo calendario. Con Calendari scegli quali calendari mostrare. Un clic su una prenotazione ne apre il dettaglio.
Le altre schede sono elenchi: Prossimamente le sessioni in arrivo, Passato quelle già svolte, Annullate quelle annullate. Ogni riga mostra servizio e stato, data e ora, cliente, data della prenotazione e Stato pagamento: Pagato, Pagato in parte con l'importo residuo, oppure Da pagare. Dai tre puntini apri Gestisci o cancelli la prenotazione.
Una prenotazione in cui il cliente si è fermato prima di confermare non compare negli elenchi e non occupa l'orario, che resta libero per gli altri.
Il dettaglio di una prenotazione
In alto trovi il cliente con data e ora della sessione, il Numero prenotazione (che il cliente ritrova nelle sue email), lo stato e, se lo hai collegato, lo stato su Google Calendar. I pulsanti a destra aprono WhatsApp, chiamano, scrivono un'email al cliente o aprono il calendario pubblico. Sotto ci sono il Servizio scelto con gli extra e le note del cliente, il riquadroPagamento e i Dati cliente.
Le Note private sono visibili solo a te e finiscono anche nella descrizione dell'evento su Google Calendar: premi Salva dopo averle scritte. Come registrare un incasso o mandare un promemoria di pagamento è spiegato inPagamenti e acconto.
Cambiare lo stato
Cambia stato apre il menu degli stati: Prenotazione confermata, Servizio effettuato a sessione fatta, Posticipata dal cliente o Posticipata dal fotografo se va spostata, Annullata se salta. Una prenotazione posticipata o annullata libera l'orario, che torna prenotabile. Il cambio di stato non manda email al cliente: avvisalo tu con i pulsanti in alto.
Riprogrammare una sessione
Quando una prenotazione è posticipata compare Riprogramma. La finestra mostra la data attuale e un calendario: scegli il giorno e uno degli Orari disponibili, calcolati con gli stessi orari, pause e date escluse che vede il cliente. Con Avvisa il cliente via email il cliente riceve la nuova data; Conferma sposta la sessione e la prenotazione torna confermata.
La cronologia
In fondo al dettaglio, la Cronologia racconta la prenotazione dall'inizio: quando è stata creata e confermata, i pagamenti, i cambi di stato, le note, la sincronizzazione con Google Calendar e il promemoria del giorno prima, ognuno con data, ora e chi l'ha fatto: il cliente, tu o il sistema.
